Tips Microsoft Excel : Membuat Data Base Sederhana Dan Tabel Pencarian Data

Nah sekarang kita belajar membuat Data base secara sederhana, kemudian kita ingin mengolah database yang  berguna untuk mengetahui data atau informasi yang kita inginkan dengan maksud dengan sekali mengetikkan suatu data masukan maka data yang muncul adalah sebuah Informasi tentang kondisi dari data tersebut.

Kita ambil contoh tentang Data Base Hasil Ujian di sekolah disuatu kelas, coba perhatikan contoh Tabel.1 dibawah ini, ada sebuah data yang berisi Data Siswa dengan Nilai hasil Ujiannya. Sekarang coba buka Worksheet Excel Sheet1 dan ikuti contoh seperti Tabel.1tersebut jangan lupa Sheet1 kita ganti nama menjadi DB (maksudnya Database).

Cell	A	B	C	D	E	F
1	NIS	Nama	Jenis Kelamin	Bulan	Ujian Ke	Nilai Ujian
2	A10001	Andi	L	Januari	1	8.5
3	A10002	Omiyan	L	Januari	1	7.6
4	A10003	Agung	L	Januari	1	7.7
5	A10004	Yanti	P	Januari	1	6.3
6	A10005	Lisa	P	Januari	1	9.2
7	A10001	Andi	L	Januari	2	8.0
8	A10002	Omiyan	L	Januari	2	7.2
9	A10003	Agung	L	Januari	2	9.3
10	A10004	Yanti	P	Januari	2	5.8
11	A10005	Lisa	P	Januari	2	9.5

Tabel.1 (Sheet1) atau DB

Jika sudah selesai, disini kita ingin membuat suatu cara bisa mengetahui berapa nilai ujian anak yang dimaksud dengan cukup mengetikkan Nomor Induk Siswa (NIS) tersebut, sekarang buka Worksheet Excel Sheet2, dan buatlah sebuah Table seperti Table.2dibawah ini  :

Cell	A	B	C	D	E	F
1	NIS
2	Nama
3	Jenis Kelamin
4
5	Bulan	Ujian Ke		Jumlah	Nilai Rata-Rata	Keterangan
6		1	2
7	Januari
8

Tabel.2 (Sheet2)

Oke kalau sudah siap semua, coba siapkan Teh manis hangat plus Sepotong roti atau makanan ringan tapi ingat jangan merokok ya hehehehhe……

Coba ikuti langkah-langkah sebagai berikut :

1. Perhatikan Tabel.2, di Cell B2 tepat disamping Nama, coba ketikkan rumus dibawah ini :

=VLOOKUP(B1,DB!$A$2:$B$11,2,FALSE)

Artinya kita ingin melihat sebuah nilai yang sama dari Cell B1 yaitu NIS dengan muncul sebuah nama di Cell B2 yaitu Nama (dalam hal ini nama dari NIS dimaksud) dengan melihat data di DB diantara Cell A1 sampai dengan Cell B11, adapun sebuah muncul angka 2 maksudnya kolom yang menjadi patokan pencarian data atau mengadu data atau mencari persamaan hanya 2 kolom sedangkan False adalah sebuah Nilai dari range yang kita lihat benar atau salah.

2. Perhatikan Tabel.2, di Cell B3 tepat disamping Jenis Kelamin, coba ketikkan rumus dibawah ini :

=VLOOKUP(B1,DB!$A$2:$C$11,3,FALSE)

Artinya kita ingin melihat sebuah nilai yang sama dari Cell B1 yaitu NIS dengan muncul sebuah nama (kata) di Cell B3 yaitu Jenis Kelamin (dalam hal ini Jenis Kelamin dari NIS dimaksud) dengan melihat data di DB diantara Cell A1 sampai dengan Cell C11, adapun sebuah muncul angka 3 maksudnya kolom yang menjadi patokan pencarian data atau mengadu data atau mencari persamaan hanya 3 kolomsedangkan False adalah sebuah Nilai dari range yang kita lihat benar atau salah.

Ok Cukup dulu untuk pembuktian coba sekarang ketikkan salah satu NIS di Sheet 2 Cell B2, misalkan A10001 maka hasilnya akan muncul :

Cell	A	B
1	NIS	A10001
2	Nama	Andi
3	Jenis Kelamin	L

Jika muncul seperti diatas berarti rumusnya benar sekali, sekarang kita lanjut tapi ingat Teh manis hangatnya diminum dulu ntar keburu dingin lagi hehehehe.

Masih di Sheet2, pindahkan kursor ke Cell B7, sekarang kita ingin mencari Berapa Sih Nilai Ujian Siwa Tersebut Pada Ujian 1, uuntuk itu coba masukkan rumus sebagai berikut :

=SUMIFS(DB!$F$2:$F$11,DB!$A$2:$A$11,Sheet2!$B$1,DB!$D$2:$D$11,
Sheet2!$A7,DB!$E$2:$E$11,Sheet2!B$6)

Artinya kita menggunakan rumus SUMIFS karena kita akan mengadu dataatau mencari persamaan lebih dari satu data, disini data yang akan kita adu atau cari persamaannya adalah :

1. Nilai ujian (F2:F11) dan NIS (A2:A11) yang ada di DB dengan data NIS di Sheet2(B1).
2. Nama Bulan (D2:D11) di DB dengan nama Bulan di Sheet 2 (A7).
3. Ujian Ke (E2:E11) di DB dengan angka dibawah baris Ujian ke di Sheet 2 (B6).
4. Tanda $ apabila berada sebelum dan sesudah Cell berarti mengunci data tersebut baik dari sisi kolom maupun baris.
5. Tanda $ Cell berarti kita mengunci data tersebut dari sisi kolom.
6. Tanda $ Cell berarti kita mengunci data tersebut dari sisi baris.

Jika sudah seperti pembuktian pertama coba ketikkan  salah satu NIS di Sheet 2 Cell B2, misalkan A10001 maka hasilnya akan muncul :

Cell	A	B	C	D	E	F
1	NIS	A10001
2	Nama	Andi
3	Jenis Kelamin	L
4
5	Bulan	Ujian Ke		Jumlah	Nilai Rata-Rata	Keterangan
6		1	2
7	Januari	8.5
8

Untuk melihat Nilai hasil Ujian ke 2 (Cell C7) cukup mencopy rumus sebelumnya. Kemudian untuk mencari total dari hasil 2 kali ujian (Cell D7) saya yakin semua sudah pada tahu cukup ketikkan rumus :

=SUM(B7:C7)

Untuk mencari Nilai Rata-Rata (Cell E7) saya yakin banget semua sudah pada tahu tinggak ketik rumus :

=D7/2

Untuk membuat keterangan bisa manual dengan memperhatikan beberapa kriteria misalkan jika nilainya dibawah 7 maka dianggapKurang kalau diatas 7 berarti dan seterusnya. Nah disini kita bisa menggunakan Vlookup atau rumus IF, disini saya menggunakan rumus IF, coba masukkan rumus sebagai berikut :

=IF(E7<7,”Kurang”,IF(E7<8,”Cukup”,IF(E7<9,”Baik”,IF(E7=>9,”Baik Sekali”))))

Artinya Jika nilai Rata-rata siswa tersebut kurang dari 7 maka keterangan yang akan muncul adalah Kurang, jika lebih dari 7 tapi kurang dari 8 adalah Cukup, jika lebih dari 8 tapi kurang dari 9 adalah Baik, jika sama dengan dan atau lebih dari 9 maka hasilnya adalah Baik Sekali.

Jika benar maka kita sudah membuat suatu Data base yang sangat sederhana karena dengan sekali memasukkan data NIS maka akan dengan segera muncul Data atau informasi yang akan kita maksud.

Data Base diatas akan masih bisa dimodifikasi sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan kita anggaplah latihan kali ini adalah kita mencari Nilai Ujian Per NIS Siswa dan dilain kesempatan kita akan mencari data Nilai siswa tersebut dengan melihat variabel lainnya.

Mohon maaf bila saya menggunakan kata-kata yang kurang berkenan maklum namanya juga Blogger sehingga kata yang saya pake sesuai selera saya dan apabila ada cara lain yang lebih simple ayoooo kita Sharing berbagi Ilmu akan makin menambah wawasan kita semua.

sumber : http://bungaliani.wordpress.com/2010/01/20/microsoft-excel-membuat-data-base-sederhana-dan-tabel-pencarian-data/